Política de tratamiento de datos personales

AS&T Technologies S.A.S. — VetterPlan y VetterPlan Vets

Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015

1. Responsable del Tratamiento y área de atención

AS&T Technologies S.A.S. (en adelante, “AS&T”), sociedad colombiana identificada con NIT 902.091.774-3, con domicilio en Bogotá D.C. y dirección de notificaciones en la Carrera 12 No. 140-35, Bogotá D.C., correo electrónico [email protected], teléfono/WhatsApp +57 305 375 4195 y sitio web www.vetterplan.com, es la responsable del Tratamiento de los Datos Personales a que se refiere esta Política.

Plataformas. AS&T es propietaria y operadora de: (a) VetterPlan, plataforma (sitio web y aplicación móvil) dirigida a los propietarios o tenedores de animales de compañía (los “Usuarios”); y (b) VetterPlan Vets, aplicación dirigida a los médicos veterinarios vinculados (los “Veterinarios”). VetterPlan y VetterPlan Vets son signos distintivos y canales tecnológicos de AS&T, no personas jurídicas distintas. Los datos recolectados por cualquiera de ellas, por el sitio web o por los demás canales de AS&T integran bases de datos de las cuales AS&T es la única responsable.

1.1. Área responsable de consultas y reclamos: el Oficial de Protección de Datos Personales de AS&T, designado por escrito por el representante legal, a través del correo [email protected] o del escrito radicado en la dirección de notificaciones indicada.

2. Marco legal, alcance y principios

Esta Política desarrolla el derecho de hábeas data (artículo 15 de la Constitución Política) y se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC sobre inteligencia artificial. Los términos Autorización, Aviso de privacidad, Base de datos, Dato personal, Dato sensible, Encargado, Responsable, Titular, Transferencia, Transmisión y Tratamiento tienen el significado del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015. Los términos Plataforma, Usuario, Veterinario, Persona autorizada, Cita, Visita, registro de llegada, tarifa de servicio, Registro clínico, Historia clínica, fórmula médica, Vademécum, pedido de medicamentos, saldo a favor, bono y Visita completada tienen el significado de los Términos y Condiciones de la plataforma.

Aplica a los Datos Personales que AS&T trata como responsable, en bases de datos físicas o digitales, de: Usuarios y las Personas autorizadas o contactos que estos designen; Veterinarios; empleados, exempleados y candidatos; proveedores, contratistas y sus contactos; accionistas y administradores; y visitantes de los canales digitales. Es de obligatorio cumplimiento para los empleados, contratistas y Encargados de AS&T.

AS&T aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012), así como el de responsabilidad demostrada (artículo 2.2.2.25.6.1 del Decreto 1074 de 2015).

3. Relación entre AS&T, el Usuario y el Veterinario

3.1. Naturaleza del servicio. El servicio veterinario se presta directamente entre el Veterinario y el Usuario. AS&T opera la plataforma que los pone en contacto y, en virtud del mandato que le otorga el Veterinario, recauda el valor del servicio por cuenta de este y se lo transfiere. AS&T no presta servicios veterinarios ni interviene en el diagnóstico, el tratamiento o la prescripción; los registros clínicos son elaborados y validados por el Veterinario bajo su responsabilidad profesional.

3.2. El Veterinario como Encargado. Los Veterinarios son profesionales independientes, no empleados ni representantes de AS&T. Respecto de los datos de los Usuarios y de sus animales a los que acceden por VetterPlan Vets, actúan como Encargados del Tratamiento por cuenta de AS&T, solo desde la aceptación de la Cita y durante la Visita, conforme a las instrucciones de AS&T, a esta Política y a las cláusulas de tratamiento de datos del contrato de mandato que celebran con AS&T (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). No pueden usar esos datos para fines propios, incluido el contacto comercial directo con los Usuarios. Respecto de los registros clínicos que elaboran, conservan su propio deber legal de custodia y reserva (Ley 576 de 2000) y pueden consultarlos solo para cumplirlo y para su defensa profesional o disciplinaria. El Veterinario traslada a AS&T toda consulta o reclamo de un Titular que reciba.

3.3. Veracidad de la información. El Usuario responde por la veracidad y actualización de la información que suministra sobre sí mismo y sobre su animal, incluidos antecedentes, medicamentos y alergias, sobre la cual se apoya la atención del Veterinario. Cuando registre datos de una Persona autorizada o de un contacto, declara contar con su autorización para suministrarlos.

3.4. Prueba. AS&T conserva, por los términos del numeral 11, la prueba de las autorizaciones, de las versiones de los documentos aceptados, de los consentimientos informados firmados y de los accesos a la historia clínica, como soporte ante reclamaciones y procesos disciplinarios, administrativos o judiciales que involucren a AS&T, al Veterinario o al Usuario.

4. Datos que se tratan y finalidades

Para todos los Titulares, AS&T trata además los datos para: cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades; ejercer o defender sus derechos y los de los Usuarios y Veterinarios; prevenir el fraude y garantizar la seguridad de las personas y de la plataforma; y realizar análisis estadísticos, preferiblemente sobre datos agregados o anonimizados.

AS&T no almacena el número completo de la tarjeta ni su código de seguridad; estos los procesa la pasarela de pagos. AS&T no vende Datos Personales. El animal no es Titular de datos personales, pero su información se trata como información del Usuario y con las mismas garantías. El Usuario elige al Veterinario entre los disponibles más cercanos a la dirección de la Cita. Algunas reglas del servicio se aplican de forma automática: una suma pendiente de pago impide agendar nuevas Citas, y las cancelaciones reiteradas del Veterinario pueden suspender su perfil, conforme a los Términos y Condiciones y al contrato de mandato del Veterinario. El Titular puede pedir que una persona revise estas decisiones por el canal del numeral 9. Los canales web usan solo cookies técnicas necesarias; si se incorporan cookies no esenciales, se pedirá el consentimiento previo del visitante.

5. Autorización e información al Titular

5.1. Autorización. Salvo los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, AS&T obtiene la autorización previa, expresa e informada del Titular por un medio que permita su consulta posterior, y conserva prueba de ella (artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015). El silencio no constituye autorización.

5.2. Información que se entrega al Titular. Al recolectar los datos, AS&T informa al Titular el Tratamiento y su finalidad, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores, sus derechos y la identificación y contacto del responsable, con enlace a esta Política (artículo 12 de la Ley 1581 de 2012). Esta información se entrega: a los Usuarios, en VetterPlan al registrarse y antes de cada Tratamiento opcional; a los Veterinarios, en VetterPlan Vets al vincularse, incluido el Tratamiento de su geolocalización y su calidad de Encargado; y a los demás Titulares, en el formato de autorización o aviso de privacidad correspondiente.

5.3. Autorizaciones separadas. Mediante casillas no premarcadas, voluntarias y revocables, AS&T solicita por separado: (a) el envío de comunicaciones comerciales, solo por los canales que el Titular elija y en los horarios del artículo 3 de la Ley 2300 de 2023; y (b) cada Tratamiento con inteligencia artificial del numeral 6, antes de que ocurra por primera vez. Negarlas no afecta la prestación del servicio.

5.4. Datos sensibles y menores. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo (artículo 6 de la Ley 1581 de 2012). AS&T trata los datos de salud de sus empleados solo para cumplir obligaciones laborales, con acceso restringido. La historia clínica de los animales, la firma, el dictado clínico y los antecedentes de los profesionales se tratan con medidas reforzadas. Ni la firma ni la voz se usan para identificar a las personas por sus rasgos. VetterPlan y VetterPlan Vets están dirigidas a mayores de dieciocho (18) años; los datos de menores que se traten por otra causa se tratarán conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, con autorización de su representante legal.

5.5. Revocatoria. El Titular puede revocar su autorización en cualquier momento, salvo deber legal o contractual de conservar los datos. Revocar la autorización necesaria para el servicio impide seguir prestándolo; revocar las opcionales no lo afecta.

6. Tratamientos con inteligencia artificial

• Lectura del carné de vacunación: con autorización del Usuario, la imagen se envía a un proveedor de inteligencia artificial que extrae las vacunas y sus fechas, que el Usuario confirma. AS&T no conserva la imagen.
• Apoyo al registro clínico: el dictado del Veterinario se transcribe en su dispositivo, con los recursos del propio dispositivo; el audio no sale de él y se elimina al cerrarse el registro clínico. Con autorización del Usuario y del Veterinario, el texto transcrito se envía a un proveedor de inteligencia artificial que propone los campos del registro clínico, que el Veterinario revisa y valida. Sin esas autorizaciones, el texto se incorpora como nota del Veterinario.
• Asistente de soporte: el canal de ayuda puede ser atendido por un asistente de inteligencia artificial, lo que se informa en el canal; el Titular puede pedir atención de una persona.
• Análisis de reclamos: AS&T puede apoyarse en inteligencia artificial para organizar los expedientes de reclamo; la decisión la toma siempre una persona.

Los proveedores tratan los datos por cuenta de AS&T, bajo contrato de transmisión, y no pueden usarlos para entrenar sus modelos ni para fines propios. AS&T evalúa los riesgos de estos Tratamientos conforme a la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC.

7. Circulación de los datos

AS&T comparte los datos solo en la medida necesaria con: el Veterinario asignado (numeral 3.2); la pasarela de pagos ePayco, para procesar los cobros autorizados, devoluciones y reversiones, y para transferir a los Veterinarios los valores recaudados por su cuenta; el proveedor de facturación electrónica; los proveedores de infraestructura, comunicaciones e inteligencia artificial; los operadores de entrega, los laboratorios y el ICA, cuando el servicio de medicamentos esté habilitado y la ley lo exija; asesores contables, jurídicos y de auditoría, bajo confidencialidad; autoridades, ante obligación legal u orden; y otros terceros, solo con autorización del Titular.

Toda transmisión a un Encargado se realiza bajo contrato con las obligaciones del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Algunos Encargados operan desde Estados Unidos de América, país con nivel adecuado de protección según la SIC (Circular Única, Título V); bajo estas condiciones la transmisión internacional no requiere autorización del Titular (artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015). Cualquier transferencia a un país sin nivel adecuado se hará solo bajo los supuestos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Los Encargados vigentes se listan en el numeral 7.1, que AS&T actualiza antes de incorporar uno nuevo.

7.1. Encargados vigentes

8. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a AS&T o sus Encargados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, del uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite ante AS&T.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.

9. Procedimiento para ejercer los derechos

9.1. Legitimación y canal. Pueden ejercer los derechos el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su calidad (artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015). Las solicitudes se dirigen a [email protected] o por escrito a la dirección de notificaciones, con nombre y documento del Titular, descripción de lo que se solicita, dirección de notificación y soportes. AS&T puede verificar la identidad antes de responder.

9.2. Consultas. Se atienden en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

9.3. Reclamos. Si el reclamo está incompleto, se pedirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción; pasados dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Recibido completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en máximo dos (2) días hábiles. Se resolverá en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más informando los motivos. Si AS&T no es competente, dará traslado en máximo dos (2) días hábiles e informará al interesado (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

9.4. Límites. No procede la supresión ni la revocatoria cuando exista deber legal o contractual de conservar los datos, cuando obstaculicen actuaciones judiciales o administrativas, o durante el término de conservación de la historia clínica. En esos casos AS&T lo informará y limitará el Tratamiento a esa finalidad.

9.5. Autoridad. La autoridad de protección de datos es la SIC (www.sic.gov.co). El Titular solo puede acudir a ella una vez agotado el trámite ante AS&T (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

10. Seguridad e incidentes

AS&T adopta medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo para evitar la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado a los datos, incluido el control de acceso por roles a la historia clínica. Ante un incidente que afecte Datos Personales, lo registrará y contendrá, lo informará a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección por el medio que esta disponga, y lo comunicará a los Titulares cuando pueda afectar sus derechos.

11. Conservación y vigencia de las bases de datos

Las bases de datos estarán vigentes mientras subsistan las finalidades del Tratamiento y AS&T desarrolle su objeto social. Los datos se conservan por los siguientes términos y luego se suprimen o anonimizan; los datos suprimidos pueden permanecer en copias de respaldo cifradas hasta su rotación, sin otro uso:

• Cuenta del Usuario: mientras esté activa y hasta treinta (30) días después de que el Titular confirme su cierre, salvo los datos con término propio.
• Historia clínica, consentimientos y registro de accesos: diez (10) años desde la última atención registrada, aun si el Usuario cierra su cuenta (artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y artículo 50, literal e), de la Ley 1480 de 2011). Si se cierra la cuenta, se conservan desvinculados de la identificación del Usuario.
• Información contable, de facturación y transacciones: diez (10) años (artículo 60 del Código de Comercio y artículo 28 de la Ley 962 de 2005).
• Prueba de autorizaciones y aceptaciones: mientras se trate el dato y cinco (5) años más.
• Datos de Veterinarios y proveedores: durante la relación y diez (10) años después.
• Empleados: los términos de las normas laborales, pensionales y de archivo. Candidatos no seleccionados: seis (6) meses.
• Texto del dictado enviado a inteligencia artificial: hasta el cierre del registro clínico.
• Conversaciones de soporte que no se convierten en reclamo: noventa (90) días desde su cierre.

12. Modificaciones y vigencia

AS&T puede modificar esta Política. Cada versión se publica en www.vetterplan.com, en VetterPlan y en VetterPlan Vets con su número y fecha de vigencia. Los cambios sustanciales se comunicarán a los Titulares antes de su implementación y, si cambian las finalidades, se solicitará nueva autorización (artículos 2.2.2.25.2.2 y 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

Esta Política rige a partir del 02/12/2026.

AS&T Technologies S.A.S. — NIT 902.091.774-3

Carrera 12 No. 140-35, Bogotá D.C. — [email protected] — +57 305 375 4195